紙本文件管理和歸檔可能是一項密集且昂貴的工作。透過採用數位解決方案，您的團隊將減少花在不必要的任務上的時間，而人為錯誤的可能性也會減少。此外，透過允許更多的人參與項目，您的公司將能夠更有效率地運營，同時降低成本。紙本記錄對實體儲存空間的需求也將消失或顯著減少。中央歸檔和文件追蹤也可以實現自動化，從而消除了實體文件管理的需要。數位設備可能比大量紙張更昂貴，但從長遠來看，您會省錢。
提高安全性保證敏感資
料的安全勢在必行。透過基於紙張或文件共享的文件 管理系統 泰國 電話號碼庫 來實現這一目標極具挑戰性。數位轉型正在改變安全需求。電子文檔管理可以幫助 您提高資訊安全性並協助滿足法規或行業合規準則。雖然限制對紙本文件的存取在技術上是可行的，但它可能相當複雜。使用 ，可以根據多種標準設定規則：按使用者、按群組、按部門，或按資料夾或文件。這將確保只有合適的人才能存取資訊。
當您處理敏感資訊（例如安全檢查或事故報告）時，您想知道所有資訊的來源。如果有人在文件的「監管鏈」中犯了錯誤，您需要確定負責的使用者。您可能還希望能夠控制誰可以存取敏感資訊。當使用紙張時，這幾乎是不可能的。數位解決方案提供控制審計追蹤、使用者存取權限和資料安全。
借助數位存儲管理員
可以輕鬆存取踪跡，因此您可以快速了解誰填寫、查看或更改了文件以及何時執行此操作。雖然加密選項可能因技術而異，但它們提供了紙張所無法提供的高級解決方案。所有這些工具使您可以完全控制資料的收集方式（以及由誰收集）。
更可靠的備份
傳統的文件管理實務鼓勵將文件保存在本機電腦和非受控文件共用上。這意味著 APIClarity 概述系列：介紹開源 API 安全工具 資料常常無法正確備份。當我們發現這一點時，往往為時已晚並且內 回波數據 容已遺失。 集中所有文件和記錄，並鼓勵在一個位置建立和管理這些記錄，這顯著提高了我們正確備份所有內容並確保我們可以輕鬆檢索它的能力。